メール添付ファイルは圧縮してから送るのがベター

私の今の仕事ではメールのやりとりってほとんど無いのですが、社内の各位部署ではメールで添付ファイルを送ったり受信したりという事を行っている様です。

しかし、PCの操作に習熟しているスタッフは部署によっては少なく、知っている人からすると当然の事だと思っている事でも、四苦八苦しながら対応しているのが実情です。まだまだPCというツールが人間に優しくない証拠ですね。

さて本題、電子メールにファイル添付して送る場合のマナーと言うか注意点です。元ファイルをそのまま送るのでは無く、zip形式などで圧縮してからメールに添付しましょう。ファイルサイズも小さくなるので大きなファイルも送ることが出来ますし（サイズが大きすぎるとサーバーが拒否したり分割したりします）、データ量が少なくなるのでファイルの破損にも強くなります。先方で開けない（破損している）という確率を下げることが出来ます。もちろん100%とは言えませんが。

実際に圧縮してみましょう。私の使っている環境の操作をキャプチャしますが、Windows XP、Vista、7なら基本的に操作は同じハズです。

対象ファイルを右クリックしてメニューを表示させ->送る->圧縮（形式ZIP）フォルダーとするだけです。

こんなにファイルサイズが小さくなりました。小さくなったファイルをメールに添付して送れば、先方で「解凍」して元のファイルを取り出して使用できます。

データ量を減らすことは色々メリットがありますので、是非活用しましょう。稀に圧縮ファイルがメール転送中に破損して、相手先で解凍出来ない場合もありますが、その場合は再送するしかありません。データの完全性（復元性）を確認する上でも圧縮する意味はありますね。